• ✿ Une méthode efficace pour s’organiser au travail

    ✿Une méthode efficace pour s’organiser au travail

    Avant-propos : je tiens à rappeler que la méthode de travail que je propose ici est personnelle et spécifique à la fonction que j’occupe (assistante de direction). A vous de l’adapter à votre propre situation.

     

    ★★★

     

    Parce que l’organisation est aussi un élément essentiel au travail (véritable gage de productivité et d’efficacité), je vous dévoile aujourd’hui les 5 principes que j’utilise pour rester organisée au travail :

     

     

    - Principe n° 1 -

    Bureau dégagé au maximum

     

    Voici ce que l’on peut trouver sur mon bureau :

     

    1 ordinateur

    1 imprimante

    1 téléphone

    1 tasse à café

    1 pile de bannettes de classement contenant mes documents, dont les principales sont :

    - A traiter. 

    - En cours.

    - Divers (agenda, répertoire, …).

    - Feuilles vierges (pour les avoir à portée de main pour alimenter mon imprimante plus rapidement).

    - Brouillons (pour le recyclage des impressions ratées).

     

    et c’est tout !

     

     Pas de documents de référence : calendrier, grille tarifaire et autres informations essentielles sont sur un tableau d’affichage au mur.

     Pas de stylos ou autre petit matériel de bureau : ils sont rangés dans un tiroir du bureau.

     Pas de fournitures (post-it, enveloppes, …) : elles sont rangées dans un caisson de classement attenant au bureau.

     Pas de déco : les éléments de déco sont disposés aux murs ou sur les rebords des fenêtres.

     

    NB : bien-sûr en journée de nombreux documents et accessoires transitent sur mon bureau mais justement ils ne font que passer et arrivé le soir, ils retournent tous à leur place (voir le point n°3).

     

     

    - Principe n° 2 –

    Etablir une routine pour le démarrage de la journée

     

    Tous les matins :

     

    1 - Démarrer mon ordi et me servir un café.

    2 - Lire ma boîte mail : traitement immédiat si la tâche prend moins de 2 min / sinon impression sur feuille de brouillon et dépôt, en fonction du niveau de priorité, dans la bannette « A traiter ».

    3 - Consulter mon agenda papier pour vérifier s’il y a des tâches avec dates butoirs à réaliser en priorité.

     

     

    - Principe n° 3 –

    Établir une routine pour la fin de la journée

     

    Tous les soirs, un seul mot d’ordre : ranger tout ce qui traîne sur mon bureau.

     

    1 - Ranger les tâches à réaliser et les dossiers en cours dans les bannettes « A traiter » et « En cours ».

    2 - Ranger agenda et répertoire dans la bannette « Divers ».

    3 - Arrêter mon ordi.

    4 - Ranger stylos et autres accessoires dans les tiroirs.

     

    Ainsi, si pour une raison quelconque je ne peux pas aller travailler le lendemain, tout est impeccable au cas où une personne devrait rechercher une information dans mon bureau.

     

     

    - Principe n° 4 –

    Un agenda pour noter les rendez-vous, mais pas que…

     

    Mon principal outil de travail, c’est mon agenda qui me sert à noter les rendez-vous mais aussi :

     

    - les dates butoirs des tâches importantes à réaliser,

    - les réunions à venir et les rappels pour envoyer les convocations 15 jours avant,

    - l’organisation d’évènements (que je fractionne en plusieurs tâches notées sur mon agenda, par exemple J-6 mois prévoir réservation salle et lieu de restauration / J-2 mois envoyer les invitations / J -15 jours faire point sur le nombre de participants, …),

    - les dates où mes collaborateurs sont en déplacement, congés ou RTT.

     

    Ainsi, en cas d’absence, mes collègues savent de suite où j'en suis dans mon travail et s’il y a des priorités à gérer.

     

     

    - Principe n° 5 -

    Avoir une méthode travail

     

    Toutes les tâches ne sont pas identiques et ne nécessitent donc pas le même traitement. Voici ma méthode de gestion prenant en compte le temps de réalisation et l’échéance du travail à effectuer :

     

    ✿Une méthode efficace pour s’organiser au travail

     

    ★★★

     

    En espérant que cette méthode puisse vous être utile et vous apporter l'inspiration nécessaire.

     

    Bonne organisation et à bientôt !

     

     

    ☺ Qui suis-je ?

      Auteur & designer du blog {astuces} ORGANISATION maison :
      partage de solutions pour un quotidien plus serein.

    Assistante de direction à la ville, maman débordée à la maison : j'ai développé une passion compulsive pour l’organisation ! Mon ambition : apporter conseils, inspiration et motivation pour organiser son quotidien de façon sereine et fonctionnelle. Ma ligne de conduite : « La liberté de la femme dépend en grande partie de la méthode avec laquelle elle sait organiser son intérieur. » Augusta Moll-Weiss (1883 - 1946).

     

     


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  • Commentaires

    1
    Marta
    Mercredi 3 Mai à 16:39

    Merci ! Beaucoup de très bons conseils pratiques pour ne pas se laisser déborder. Et ça peut aller très vite, notamment dans la gestion des mails. Un seul conseil en la matière, privilégier un traitement immédiat ou au moins quotidien de vos messages électroniques, sous peine de burnout digital !!! En parallèle, je fonctionne perso avec un agenda papier en plus de ma gestion numérique, notamment pour conserver et archiver momentanément les papiers qui restent encore nombreux... Sinon, pour les amoureux du papier, eh oui il en reste :) je vous conseille de faire un tour sur le blog Agenda Papier assez sympa avec de nombreuses petites infos.

      • Jeudi 4 Mai à 22:35

        Je suis aussi fan de l'agenda papier : que ce soit à la maison ou au boulot, version organiseur ou bullet journal, il nous permet d'être organisée en toutes circonstances yes !

         

    2
    Nanette
    Lundi 15 Mai à 14:03

    Bonjour Céline,

    Merci pour ce post très riche en informations qui me sera très bénéfique.

     

    Cordiales salutations.

    3
    Dadou
    Vendredi 9 Juin à 10:46
    Bonjour auriez vous un visuel des rangements de votre bureau svp et merci pour votre article très enrichissant.
    4
    Mardi 27 Juin à 11:53

    Nice post

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