✎ Avant-propos : je tiens à rappeler que la méthode de travail que je propose ici est personnelle et spécifique à la fonction que j’occupe (assistante de direction). A vous de l’adapter à votre propre situation.

★★★

Parce que l’organisation est aussi un élément essentiel au travail (véritable gage de productivité et d’efficacité), je vous dévoile aujourd’hui les 5 principes que j’utilise pour rester organisée au travail :

- Principe n° 1 -

Bureau dégagé au maximum

Voici ce que l’on peut trouver sur mon bureau :

➳ 1 ordinateur

➳ 1 imprimante

➳ 1 téléphone

➳ 1 tasse à café

➳ 1 pile de bannettes de classement contenant mes documents, dont les principales sont :

- A traiter. 

- En cours.

- Divers (agenda, répertoire, …).

- Feuilles vierges (pour les avoir à portée de main pour alimenter mon imprimante plus rapidement).

- Brouillons (pour le recyclage des impressions ratées).

… et c’est tout !

➳ Pas de documents de référence : calendrier, grille tarifaire et autres informations essentielles sont sur un tableau d’affichage au mur.

➳ Pas de stylos ou autre petit matériel de bureau : ils sont rangés dans un tiroir du bureau.

➳ Pas de fournitures (post-it, enveloppes, …) : elles sont rangées dans un caisson de classement attenant au bureau.

➳ Pas de déco : les éléments de déco sont disposés aux murs ou sur les rebords des fenêtres.

NB : bien-sûr en journée de nombreux documents et accessoires transitent sur mon bureau mais justement ils ne font que passer et arrivé le soir, ils retournent tous à leur place (voir le point n°3).

- Principe n° 2 –

Etablir une routine pour le démarrage de la journée

➳ Tous les matins :

1 - Démarrer mon ordi et me servir un café.

2 - Lire ma boîte mail : traitement immédiat si la tâche prend moins de 2 min / sinon impression sur feuille de brouillon et dépôt, en fonction du niveau de priorité, dans la bannette « A traiter ».

3 - Consulter mon agenda papier pour vérifier s’il y a des tâches avec dates butoirs à réaliser en priorité.

- Principe n° 3 –

Établir une routine pour la fin de la journée

➳ Tous les soirs, un seul mot d’ordre : ranger tout ce qui traîne sur mon bureau.

1 - Ranger les tâches à réaliser et les dossiers en cours dans les bannettes « A traiter » et « En cours ».

2 - Ranger agenda et répertoire dans la bannette « Divers ».

3 - Arrêter mon ordi.

4 - Ranger stylos et autres accessoires dans les tiroirs.

Ainsi, si pour une raison quelconque je ne peux pas aller travailler le lendemain, tout est impeccable au cas où une personne devrait rechercher une information dans mon bureau.

- Principe n° 4 –

Un agenda pour noter les rendez-vous, mais pas que…

➳ Mon principal outil de travail, c’est mon agenda qui me sert à noter les rendez-vous mais aussi :

- les dates butoirs des tâches importantes à réaliser,

- les réunions à venir et les rappels pour envoyer les convocations 15 jours avant,

- l’organisation d’évènements (que je fractionne en plusieurs tâches notées sur mon agenda, par exemple J-6 mois prévoir réservation salle et lieu de restauration / J-2 mois envoyer les invitations / J -15 jours faire point sur le nombre de participants, …),

- les dates où mes collaborateurs sont en déplacement, congés ou RTT.

Ainsi, en cas d’absence, mes collègues savent de suite où j'en suis dans mon travail et s’il y a des priorités à gérer.

- Principe n° 5 -

Avoir une méthode travail

➳ Toutes les tâches ne sont pas identiques et ne nécessitent donc pas le même traitement. Voici ma méthode de gestion prenant en compte le temps de réalisation et l’échéance du travail à effectuer :

★★★

En espérant que cette méthode puisse vous être utile et vous apporter l'inspiration nécessaire.

Bonne organisation et à bientôt !

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